L’appel d’offres, le maillon faible des projets numériques

02/10/2013

Josée Plamondon

Josée Plamondon

Les systèmes informatiques et les sites Internet sont des parties intégrantes d’écosystèmes complexes. Or, demander à des fournisseurs de répondre à un appel d’offres pour la réalisation de projets numériques sans effectuer au préalable une véritable démarche d’analyse revient à demander à différents médecins de prescrire un traitement, basé uniquement sur une description de notre état de santé, sans examen, ni test. Un tel choix de traitement ne se ferait pas sans inquiétude.

Illustration du concept de projet numérique

Visibilité presque nulle

Il n’est pas surprenant de trouver dans les médias de nombreux cas de dépassement de coûts, comme celui du remplacement du système de commande de la Société de transport de Montréal.

Bien que perçu comme un instrument de contrôle des coûts, le contrat à prix fixe est depuis longtemps décrié – cherchez « fixed cost projects » sur Google – comme un des principaux éléments qui contribuent à l’échec des projets en technologie de l’information. Cependant, peu de spécialistes se sont intéressés au problème de visibilité qui est courant dans un processus d’appel d’offres.

Tim Bray, un développeur canadien qui a dirigé l’unité des technologies Web chez Sun Microsystems et qui travaille à présent au service des développeurs chez Google, s’est exprimé ainsi sur son blogue :

[…] that kind of thing simply cannot be built if you start with large formal specifications and fixed-price contracts and change-control procedures and so on. So if your enterprise wants the sort of outcomes we’re seeing on the Web (and a lot more should), you’re going to have to adopt some of the cultures and technologies that got them built.

Traduction libre :

Ce genre de chose ne peut être conçu si vous débutez avec de grandes spécifications formelles, des contrats à coûts fixes, des procédures de contrôle des changements et autres. Alors si votre organisation souhaite le genre de résultats que nous voyons sur le Web (et il y en aura plus encore), vous allez devoir adopter les cultures et technologies qui les ont rendus possibles.

À une note de veille que j’ai publiée en 2010, sur les projets dinosauresSylvain Carle avait ajouté, en commentaire, cette réflexion qui tient toujours la route :

Donc plus de petits projets, qui fonctionnent ensemble, sur des protocoles et standards web, small pieces loosely joined. Si c’est assez sécuritaire et « scalable » pour Amazon qui gère des millions en transaction chaque année, ça devrait être bon pour un gouvernement (en tenant compte des spécificités comme la vie privée, bien entendu, autre débat).

Complexité accrue

Les projets sont complexes parce qu’ils répondent à une variété de besoins et d’enjeux, dans un contexte qui change constamment. Ainsi, à une administration qui souhaitait faire développer une application pour publier des documents électroniques, j’ai soumis une liste d’éléments nécessaires à produire, dont voici un aperçu :

  • Analyse détaillée du contenu (propriétaires, audiences cibles, besoins spécifiques, typologie des documents);
  • Documentation de l’environnement technologique existant;
  • Sélection d’un format de publication;
  • Structure de classement;
  • Modèle de métadonnées;
  • Processus de traitement documentaire;
  • Sélection d’un logiciel de gestion documentaire;
  • Politique de gestion du système;
  • Interfaces Web et gestion des accès.

S’agissant d’un projet qui semblait limité à la seule dimension technologique, ce fut pour certains une grosse surprise. Ces éléments constituent pourtant des informations essentielles afin d’assurer la visibilité nécessaire à la préparation des offres de services. Ils contribuent également à évaluer le degré de complexité d’un projet pour mieux s’y préparer.

Devrait-on encore faire des appels d’offres pour la réalisation de projets numériques d’une façon similaire aux appels d’offres pour l’achat de mobilier de bureau ou le pavage des routes? Est-il possible de rédiger une proposition sans pouvoir effectuer une analyse et un diagnostic précis?

Les appels d’offres sont le maillon faible de nombreux projets numériques. Sommes-nous trop peu nombreux à partager cette opinion?

Mise à jour – 3 octobre 2013

Merci pour la large diffusion et les commentaires reçus; ceux-ci témoignent de la pertinence du sujet. Mais selon vous, comment s’assurer de la réussite d’un projet (échéancier, budget, atteinte des objectifs)? Quels sont les obstacles à l’amélioration du processus d’appel d’offres?


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Josée Plamondon

Josée Plamondon

Josée Plamondon est consultante en exploitation de contenu numérique.
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  • Etienne Denis

    On a le même genre d’enjeu en contenu : on demande une offre détaillée sur l’étape de production alors que l’étape de conception est à peine commencée.

    • Josée Plamondon

      Comme si la fourniture de services était une démarche identique à celle de biens. Ce qui est paradoxal, est que la majorité des clients s’attend à un service personnalisé. Or comment s’y prendre sans y mettre le temps nécessaire ?

      • Etienne Denis

        Ceci n’est pas une caricature, mais le résumé d’une discussion très fréquente. Le client: « J’ai besoin d’un budget précis, combien ça va coûter?. Le fournisseur: « Quel est le travail à faire?». Le client: « Je ne sais pas vraiment… ».

        • Josée Plamondon

          Ou cette rencontre avec un client pendant laquelle il affirme qu’il a déjà réalisé l’analyse. Qui est le spécialiste ?

  • http://www.marketingcliniquedentaire.com/ Marc Poulin

    Souvent, les processus d’appel d’offres sont des assurances visant à protéger les dirigeants TI et à donner l’impression que la solution à moins chère sera choisie.

    • Josée Plamondon

      Une soit-disant économie qui devient, à court ou moyen terme, une source de coûts additionnels.

  • Mathieu Gauthier-Pilote

    J’en aurais long à dire sur le sujet… Je me limite à quelques mots. 🙂

    Lorsque
    Daniel Pascot était président du CA de FACIL, il a assisté à une table
    de concertation sur le logiciel libre mise sur pied par le gouv.
    libéral. Il a soumis à cette table des recommandations précises sur la
    forme des appels d’offres, dont l’essentiel est repris dans le document
    suivant :

    http://facil.qc.ca/sites/facil.qc.ca/files/recommandations-au-mels-30-mars-2013.pdf

    … où l’on peut lire à la page 3 :

    «
    Que dans la rédaction des appels d’offres du Ministère, l’on tienne
    compte des différences entre les modèles d’affaires du logiciel libre et
    du logiciel non-libre. Pour cela, nous recommandons : a) qu’il soit
    fait mention d’acquisition de «solutions» et de «services» et non de
    «produits» b)
    que les grands projets soient découpés en plusieurs
    sous-projets pour ouvrir le marché à plus de compétiteurs c) que pour
    chaque grand projet, soit évaluée la possibilité d’introduire le
    logiciel libre en tout ou en partie d) que la conformité aux normes et
    standards ouverts adoptés par le Ministère et des garanties
    d’interopérabilité à la livraison soient exigés. »

    Voilà pour la vision «gestionnaire» du problème.

    Pour
    la vision «technique», le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT), dans
    sa réponse au Bilan de FACIL du 6 septembre dernier (http://wiki.facil.qc.ca/view/BilanQc2012-2013), nous promet que le
    nouveau cadre commun d’interopérabilité comportera des normes relatives à
    la publication en ligne. (Nous lui avons soumis des demandes précises à
    ce sujet dans le Bilan.)

    FACIL est en train de préparer une
    réponse à la réponse du SCT. Si Mme Plamondon veut être au courant des
    derniers détails, je l’invite à contacter le Comité FACIL politique à
    l’adresse gouv@facil.qc.ca.

    • Josée Plamondon

      Étrangement, les organisations ont la mémoire courte quand il s’agit du numérique. Ce sont des informations comme celles-ci qu’il faut faire remonter du passé afin d’inciter les administrations à s’adapter au changement.

  • Josée Plamondon

    Il n’est pas possible de proposer un service de qualité sans analyse/diagnostic préalable. Pour quelles raisons, alors, poursuivons-nous dans cette voie erronée ? Uniquement pour des considérations budgétaires ? Si oui, combien coûtent les conséquences d’un service inadéquat ?

  • Jean-François Petit

    Ton exemple est très représentatif de plusieurs cas que j’ai vécus ces dernières années. Selon mon expérience, l’appel d’offres est tout simplement le reflet fidèle de l’organisation qui le produit. Donc assez difficile à réformer si on ne réforme pas d’abord l’organisation duquel il émane. Méchante commande!

    En plus, la rigidité du format de l’appel d’offres, conçu pour des projets clé en main (style pavage justement), ne s’applique pas du tout aux projets numériques, qui sont hautement itératifs, agiles et en mouvance constante. Comment peut-on encore sérieusement envisager des projets numériques statiques en 2013? C’est aberrant.

    Tout ça pour dire que les appels d’offres ne sont que la pointe de l’iceberg des problèmes à régler, et que même si on les réformait demain matin, le problème de gouvernance des projets numériques dans les organismes publics demeurerait entier.