Migration d’un système patrimonial : un défi imposant qui rapporte gros


Francois St-Louis - 24/11/2009

La première phase d’une importante refonte de ses processus a permis au distributeur de cosmétiques Prestilux de réaliser de bonnes économies depuis son déploiement en mai 2009. Prévue pour 2010, la deuxième phase du projet procurera à l’entreprise d’autres avantages marqués.

Dans le secteur de la distribution, il n’est pas rare qu’une PME mette en oeuvre un progiciel de gestion intégré (ERP) assorti d’un planificateur de stocks, d’un système d’échange de données informatisé (EDI) et d’un système de gestion des relations avec la clientèle (GRC). Il n’est pas inusité non plus de migrer vers des applications Web des données qui sont stockées en divers formats dans des systèmes patrimoniaux.

Toutefois, lorsque de telles tâches impliquent le transfert de données personnalisées qui ont été accumulées pendant 17 ans, la situation risque de se compliquer passablement. Surtout, si l’on doit en même temps maintenir diverses alertes, des paramètres de personnalisation et des fonctions d’établissement de rapports et d’EDI, sans pour autant affecter la distribution de quelque 4 000 produits provenant de fournisseurs aux quatre coins du Canada, des États-Unis et de l’Europe, et sans interrompre les opérations.

Voilà le défi qu’a relevé le distributeur de produits de soins pour la peau, de parfums et de cosmétiques Prestilux. Cette entreprise de Laval fournit des articles portant plus de 20 marques internationales à des magasins spécialisés et à d’autres commerces de détail d’un bout à l’autre du Canada. Elle fait aussi affaire avec des spas et des salons de beauté.

Projet d’envergure

Cherchant à stimuler ses affaires, la direction de Prestilux a fait ce constat : l’entreprise devait se doter d’un site transactionnel. Ainsi, non seulement pourrait-elle accroître ses ventes, mais, surtout, elle serait en mesure d’implanter un système de GRC lui permettant d’améliorer l’acquisition et la rétention de clients.

Toutefois, Prestilux devait surmonter un défi de taille : convertir un système AS/400 d’une autre génération, mais néanmoins fonctionnel, en un système de gestion moderne, capable de soutenir la croissance de l’entreprise par l’entremise d’Internet. Prestilux devait en outre faire en sorte que son personnel, habitué à travailler dans un environnement MS-DOS, apprenne les rudiments du nouvel environnement.

« Bien que la réalisation de transactions Web à partir d’un système d’exploitation AS/400 soit techniquement réalisable, les coûts que cela implique – qui sont plusieurs fois supérieurs à ceux d’un système ERP actuel – rendent ce projet inabordable pour une PME de la taille de Prestilux », indique Joël Roussin, vice-président exécutif de l’entreprise. « C’est la raison pour laquelle nous avons eu recours à la migration de nos données. »

Une analyse rigoureuse a conduit à la décision d’exécuter le projet en deux phases. En plus d’une migration réalisée à partir de trois bases de données, la phase 1 prévoyait la conversion du système patrimonial à un progiciel de gestion spécialement adapté aux PME du secteur de la distribution. Cette dernière tâche comprenait la mise en oeuvre de nombreuses applications – dont l’échange de données informatisé, la gestion d’entrepôt (incluant la lecture de codes à barres et la planification des stocks) et le premier module d’un système de GRC.

La phase 1, qui s’est déroulée sur une période de 12 mois, avait notamment pour objectifs de réduire les coûts de développement TI, d’améliorer la gestion des entrepôts, d’accroître la souplesse dans l’élaboration de rapports et l’interrogation des bases de données, de procurer à l’effectif de vente un accès efficace à l’information et de préparer la phase 2, soit le développement du site transactionnel et l’achèvement du système de GRC.

« Le travail à réaliser exigeait un doigté particulier, en raison du fait que nous menons nos affaires en plusieurs devises avec des fournisseurs et des clients établis à l’étranger », souligne Joël Roussin.

Ainsi, le maintien des règles commerciales propres à chacun et des modalités des différents contrats appelaient à l’élaboration de divers scénarios relativement aux rabais, aux promotions et aux approbations de crédit. Chacun de ces éléments exerce un impact important sur les décisions relatives à la trésorerie, à la gestion des stocks, à la comptabilité et aux ventes. Il était donc impératif de tenir compte, dans le cadre du projet, de l’ensemble des facteurs touchant les affaires, l’environnement technologique et les besoins des utilisateurs.

Processus redéfinis, efficacité accrue

Prestilux tire de son initiative des avantages sensibles. Le seul fait de fusionner trois bases de données en une seule fera économiser à l’entreprise plusieurs milliers de dollars dès la première année. En outre, le recours à des fournisseurs locaux pour se procurer de nouveaux systèmes permettra de réduire de façon considérable les coûts de maintenance annuels.

De même, la convivialité de la solution engendrera des économies relativement à la formation des employés tout en favorisant l’autonomie du personnel, qui peut dorénavant produire lui-même ses rapports, ses listes de prix et ses alertes à l’aide des paramètres de son choix. Auparavant, l’extraction et le regroupement des données stockées en trois formats incompatibles (fichiers Maestro, Access et Excel) devaient être faits par un technicien AS/400.

L’accès aux données en temps réel permet aux directeurs d’accroître grandement leur efficacité en éliminant le besoin de recourir à plusieurs chiffriers pour établir les règles de calcul propres à chaque client. Plutôt, ils travaillent dans un environnement convivial permettant de définir rapidement les règles pertinentes, grâce à un accès facile à des renseignements comme les marques à privilégier ou à éviter, les rabais applicables et l’état du crédit du client.

« Cet accès à l’information permet aux directeurs de prendre plus rapidement de meilleures décisions, précise Joël Roussin. Devant la très grande quantité de produits que nous distribuons, il s’agit là d’une caractéristique clé pour notre croissance. »

D’autres améliorations importantes proviennent du nouveau système EDI, qui permet de saisir immédiatement dans le progiciel de gestion l’information liée aux commandes de produits. Une fois la commande traitée et expédiée, une facture est automatiquement envoyée au client depuis l’entrepôt, éliminant du coup le processus manuel utilisé jusque-là.

L’entreprise prévoit économiser 35 % sur le coût global de 150 000 $ relatif au travail à temps plein du programmeur affecté à l’EDI. Par ailleurs, l’utilisation de nouveaux systèmes pour l’EDI et la gestion d’entrepôt devrait entraîner une réduction de 10 % à 15 % des goulots d’étranglement dans le mouvement des stocks et, ainsi, procurer un rendement rapide de l’investissement.

Un avantage supplémentaire consiste en la réception par les clients d’un avis d’expédition qui les informe de la livraison à venir, ce qui permet de réduire les retours de produits et les délais de réception des marchandises. Enfin, le nouveau système EDI est si facile à configurer que les nouveaux clients l’utilisent d’emblée, ce qui permettra d’accroître les ventes lorsqu’ils seront reliés au système de GRC de la phase 2 – surtout que les représentants pourront alors offrir des produits correspondant au profil particulier de chaque client.

Dans l’entrepôt, d’autre part, les employés utilisent aujourd’hui des lecteurs de codes à barres au lieu d’entrer manuellement l’information sur les marchandises. Cela permet non seulement d’accélérer l’enregistrement des commandes et l’élaboration de l’inventaire, mais aussi de réduire les erreurs qui peuvent s’y glisser.

De son côté, le nouveau logiciel de planification des stocks donne aux représentants la possibilité de connaître le délai d’approvisionnement des différents fournisseurs nord-américains et européens. Ainsi, les représentants peuvent savoir le moment précis où les produits seront livrés à l’entrepôt et associer cette information aux prévisions de la demande. En outre, ils ont maintenant accès à un portail leur permettant d’obtenir partout et en tout temps l’information dont ils ont besoin à propos de leur territoire, de leurs clients, des offres disponibles et des prix notamment. En somme, le planificateur aide à établir des prévisions plus précises, à accroître la vitesse de rotation des inventaires et à réduire les arriérés de commande et le délai de livraison.

« Les représentants peuvent maintenant passer plus de temps en clientèle et accroître le volume de leurs ventes », dit à ce sujet Joël Roussin.

Au bout du compte, Prestilux a lancé une initiative d’envergure qui améliore ses processus de façon importante et rapporte des avantages considérables. La réalisation de la phase 2, qui devrait débuter au premier trimestre de 2010, consolidera les gains ainsi atteints et procurera des avantages supplémentaires.

Peu importe le retard qu’elle a pu accuser dans le passé sur le plan technologique, l’entreprise dispose aujourd’hui des moyens d’exploiter la puissance du Web afin d’améliorer son efficacité et son efficience.

François St-Louis est directeur, SAP Business One, chez Fortsum Solutions d’affaires