Prolam : Implantation réussie d’un progiciel de gestion intégré


Francois7 - 12/02/2009

ÉTUDE DE CAS L’entreprise de Cap-Saint-Ignace, près de Montmagny, choisit une méthode d’implantation autonome, avec un minimum de personnalisation, de la solution Dynamics NAV.

Prolam est un fabricant de planchers de bois franc pour remorques situé à Cap-Saint-Ignace. Afin de mieux préparer l’avenir de leur jeune entreprise, créée en 1997 et bénéficiant déjà d’une réputation enviable, les dirigeants de Prolam souhaitaient acquérir en 2006 un progiciel de gestion intégré (ERP). Ils voulaient ainsi éliminer le système maison non intégré et les systèmes parallèles désuets qui étaient en place.

« Avec notre ancien système, le développement était limité et tous nos postes devaient fonctionner avec Windows 98. Un changement était donc indubitablement nécessaire », se rappelle Martin Hamel, directeur informatique chez Prolam.

Après avoir analysé leurs besoins, les dirigeants de Prolam ont conclu que le progiciel Dynamics NAV de Microsoft était la solution appropriée. C’est alors qu’ils ont cherché à obtenir les services d’un intégrateur capable de remplir un mandat clair et différent. En effet, ils souhaitaient acquérir la solution Dynamics NAV sans procéder à une implantation traditionnelle.

En fait, la direction recherchait une méthode d’implantation tout aussi avantageuse, mais moins onéreuse. Elle préférait une personnalisation limitée des applications du progiciel de la part de l’intégrateur et voulait former les usagers du système à l’interne. Dans le cadre de cette mise en œuvre autonome, toutefois, elle demandait un soutien ponctuel. En réalité, ce type d’implantation présente non seulement un avantage certain en matière de coûts, mais permet une planification plus serrée, puisque les tests et l’intégration sont principalement réalisés par l’effectif du client.

Un atout au sein de l’équipe

Toutefois, pareille mise en œuvre exige une grande disponibilité des employés du client et doit s’effectuer dans un contexte où aucune transformation des processus d’affaires n’est souhaitée. Si l’entreprise répond à ces critères, ce type d’implantation est possible et, même, souhaitable. Le rôle de l’intégrateur dans l’implantation est alors beaucoup moins participatif. Il se limite à former quelques « superutilisateurs », à corriger la programmation lorsque c’est nécessaire et à répondre aux interrogations. Du coup, la période nécessaire pour que le client devienne parfaitement autonome devient passablement plus courte.

En plus de répondre aux critères requis, Prolam pouvait compter sur un atout important : son directeur informatique. Grâce à ses connaissances de l’environnement d’affaires et du parc informatique de l’entreprise, ce dernier a joué un rôle primordial dans le succès du projet. Il a en outre été en mesure de créer lui-même l’ensemble des rapports nécessaires à la mise en œuvre du progiciel, tout en ne bénéficiant que d’une aide minimale de la part des experts de l’intégrateur. Sans contredit, il a réalisé un travail complexe et délicat.

Pour l’intégrateur, malgré tout, pareil projet comporte son lot de défis, et ce, même s’il paraît plus « léger » et plus facile à gérer de prime abord. Dans ce cas-ci, le fournisseur a dû travailler en étroite collaboration avec les ressources de Prolam afin de livrer un produit parfaitement adapté à la réalité de l’entreprise. Dans ce contexte, l’écoute active des besoins de cette dernière devient d’autant plus importante que le temps passé par l’intégrateur auprès de son client et la durée de son intervention sont limités.

« Les résultats obtenus jusqu’à présent, bien que difficilement quantifiables, sont à la hauteur de nos attentes, commente Benoît Risi, directeur général de Prolam. Nous avions assigné les bonnes personnes aux bons postes, et c’est, je crois, la raison de notre succès. »

« Nous avons assurément obtenu des gains en productivité et en assurance, ajoute-t-il. Nous affrontons aujourd’hui l’avenir avec un outil de qualité, soit Dynamics NAV, qui nous permettra d’évoluer plus efficacement dans un monde où l’on doit constamment s’adapter. »

François Lemay est conseiller au sein de l’unité d’affaires Microsoft chez Groupe Créatech. Le Groupe Créatech se spécialise en optimisation de la chaîne d’approvisionnement et en intégration de solutions en TI.