Quatre outils pour ajouter des fonctionnalités à Office et à Word


François Picard - 18/02/2009

LOGICIELS DU MONDE – Des logiciels pour étendre la capacité du presse-papiers, pour assister dans la création de formulaires, pour dactylographier automatiquement des mots et une collection de modèles pour Office.

À travers le monde, on peut trouver des milliers de programmeurs et de petits producteurs de logiciels qui créent des outils très pratiques et souvent très abordables.

Nous en avons sélectionné et testé quelques-uns pour leur intérêt pour des entreprises et des organismes d’ici. On peut en savoir plus sur les sites Web de ces producteurs de logiciels et on peut généralement tester une version démo avant d’aller plus loin ou d’acheter le logiciel en ligne.

Saisie d'écran ClipMate Clipboard Extender de Thornsoft DevelopmentClipMate Clipboard Extender de Thornsoft Development - cliquez sur l'image pour l'agrandirClipMate Clipboard Extender de Thornsoft Development En versions anglaise et française (et 10 autres langues) Windows 98/ME/2000/XP/Vista 34,95 $US

Le presse-papiers de Windows est bien pratique pour récupérer un bout de texte ou une image à un endroit et le ramener à un autre, dans le même texte ou dans une application différente. Par contre, il n’y a aucun moyen de retourner à la sélection qu’on avait faite juste auparavant.

Le presse-papiers de Microsoft Office est mieux, puisqu’il donne la possibilité de stocker jusqu’à 24 des derniers bouts de textes qu’on a mis dans le presse-papiers puis de réutiliser celui qu’on veut, mais c’est sa limite.

Le logiciel américain ClipMate Clipboard Extender est beaucoup plus intéressant puisque, n’importe où sous Windows, dans presque toutes les applications, il peut récupérer des extraits de texte ou des images et les conserver dans sa base de données pour une réutilisation qui peut se faire jusqu’à longtemps après. La qualité du produit et son intérêt indéniable lui ont fait gagner plusieurs prix ces dernières années.

ClipMate peut ainsi conserver des milliers de mots, de morceaux de textes et d’images. L’utilisateur peut les classer par catégorie pour avoir plus facile à les retrouver. C’est un outil fantastique pour une personne qui doit glaner des textes ou des images provenant de différentes applications aussi bien que d’Internet ou de messages pour ensuite s’en servir pour un travail ou pour produire un autre document. Il peut servir aussi pour ramasser des nouvelles sur un sujet donné et les rassembler ensuite dans un même document. Les possibilités sont nombreuses.

Depuis la version 7.2, il est même possible d’installer ClipMate sur une clé de mémoire flash et de lui faire sauvegarder ses presse-papiers sur la même clé, ce qui permet de profiter de ClipMate sur plusieurs ordinateurs mais avec une seule base de données d’extraits de documents et d’images. On peut facilement récupérer n’importe lequel des éléments capturés puis les éditer et les reformater avant de s’en servir. On peut même faire vérifier l’orthographe d’un texte ou en changer la casse avant de le réutiliser. Il est à remarquer qu’une licence personnelle est destinée à la même personne sur deux ordinateurs ou le même individu sur un ordinateur et une clé de mémoire utilisable sur différents ordinateurs.

Saisie d'écran 1500 modèles pour Office de Micro Application - cliquez sur l'image pour l'agrandirPlus de 1500 modèles pour Office de Micro Application En français Windows XP/Vista 32 bits avec Microsoft Office 2000 à 2007 29,95$

Le phénomène de la page blanche n’est pas réservé aux journalistes et aux auteurs. On peut aussi manquer d’idées et d’imagination dans un bureau, quand on doit créer un document, une lettre, un message ou un formulaire. Un certain nombre de modèles sont déjà présents dans les différentes applications d’Office, dont Word, mais ils sont relativement limités et le produit fini risque de ressembler à celui qu’auront fait d’autres personnes. Il existe pourtant des ressources extérieures, habituellement peu coûteuses, sous forme de collections de modèles pour Word, Excel, PowerPoint…

Micro Application propose une de ces collections sous le titre de Plus de 1500 modèles pour Office. Elle rassemble des documents de base, prêts à l’emploi, où il n’y a souvent que quelques modifications à faire pour obtenir le résultat souhaité. On y trouve des lettres et des courriels types, des tableaux, des formulaires (notes de frais, carnet d’adresses…), des CV, des présentations, etc.

Comme c’est un produit destiné à un public général, les modèles de documents ne sont pas tous pour le bureau, mais ceux qui ne le sont pas peuvent quand même servir de base ou donner des idées. Un navigateur avec moteur de recherche permet de fouiller dans les modèles avec un descriptif et une capture d’écran pour chacun, ce qui facilite les choses. L’ensemble est accompagné de 500 polices de caractères TrueType qu’on peut utiliser pour personnaliser ses documents sous Office.

Saisie d'écran FormsAssistant de MomSoft - cliquez sur l'image pour l'agrandir FormsAssistant de MomSoft En anglais Windows XP/Vista avec Word 2000 à 2007 39,95 $US

Dans toute entreprise, on recherche un maximum d’efficacité, surtout dans des tâches comme la préparation de formulaires, qu’il s’agisse de bons de commande, de factures, de contrats, de circulaires personnalisées, etc. Pour simplifier ces tâches, la firme espagnole MomSoft a développé un complément à Word qui permet d’ajouter des variables dans les différents champs de tous types de formulaires et même dans des textes.

Cet utilitaire aide ainsi à remplir des formulaires existants, à en modifier ou à en créer d’autres utilisant les mêmes données de base. Tout cela fait gagner du temps tout en augmentant la productivité de l’entreprise et en diminuant les possibilités d’erreurs. FormsAssistant est fait pour des directeurs d’entreprises aussi bien que pour des secrétaires, des représentants, des chercheurs ou des comptables, en fait toute personne ayant à se servir de formulaires.

On profite de FormsAssistant directement dans l’interface de Microsoft Word, comme s’il s’agissait d’une autre fonction de Word. Au lieu de remplir des formulaires déjà imprimés avec des possibilités d’erreurs, on se sert de formulaires faits avec Word dans lesquels on place des variables aux endroits où devront apparaître des données: nom, adresse, date, montant, etc.

Une fois que c’est fait, on se sert de FormsAssistant pour réutiliser les données déjà entrées pour certaines variables ou ajouter une valeur à d’autres. Ainsi, pour envoyer plusieurs fois le même formulaire de facture au même destinataire avec des montants et des dates différentes, seules ces données sont à modifier. Le formulaire peut être imprimé et sauvegardé individuellement comme tout autre document Word et classé dans le dossier approprié sur le disque dur. Une version démo complète utilisable 45 jours permet de vérifier si cela correspond aux besoins avant de faire l’achat du logiciel. De même, des présentations en ligne donnent une bonne idée du fonctionnement de FormsAssistant.

Saisie d'écran PhraseExpress de Bartels Media - cliquez sur l'image pour l'agrandirPhraseExpress de Bartels Media En anglais Windows XP/Vista 19,95 $US

Quand on écrit au clavier, on aimerait toujours que cela aille plus vite, surtout lors de séances de clavardage ou tout autre échange de messages en direct. La firme allemande Bartels Media a donc développé un petit logiciel, PhraseExpress, qui permet de dactylographier automatiquement des mots, des suites de mots ou des phrases entières qui reviennent souvent à partir d’abréviation de quelques lettres. Cela fonctionne non seulement dans Microsoft Word mais dans la plupart des applications sous Windows. La version 6 de PhraseExpress vient de sortir et des millions de personnes en profitent déjà à travers le monde.

C’est sûr que le logiciel de traitement de texte Word comporte déjà un mode d’expansion d’abréviations où l’on peut, par exemple, lui faire remplacer «sd» par «Veuillez agréer mes salutations distinguées». Il dispose aussi d’un système de correction automatisée. Mais cela ne fonctionne que dans Word alors que PhraseExpress fait la même chose dans presque toutes les applications sous Windows avec ces mêmes fonctions Autotext et AutoCorrect de Microsoft.

En plus, PhraseExpress facilite le transfert des données d’autocorrection de Word d’un ordinateur à un autre. Il existe même une version réseau de PhraseExpress permettant de profiter des mêmes données d’autocorrection sur tous les appareils en réseau. Avec un tel utilitaire, on peut gagner énormément de temps. Il existe aussi une version personnelle gratuite, moins développée, qui peut intéresser tous ceux qui passent du temps à échanger depuis leur clavier hors du bureau, de quoi impressionner ceux qui reçoivent les messages aussi rapidement…

NDLR: Nous n’avons pas testé en détail tous les logiciels présentés ici et nous ne pouvons donc pas garantir qu’ils sont exempts de bogues ou de vulnérabilités. Ils nous ont seulement paru intéressants à exploiter.

Nous vous suggérons donc de les tester en bonne et due forme avant de les déployer dans votre organisation.

François Picard est rédacteur en chef et éditeur du magazine Atout Micro.